Elaborare i pagamenti
Elaborazione tramite file bancari
Importi il file dei pagamenti della Sua banca per contrassegnare automaticamente le fatture pagate
La Sua banca mette a disposizione un file dei pagamenti ricevuti tramite QR-fattura (formato XML ISO 20022 camt.054). Importandolo in Plugin.ch, ogni pagamento viene collegato alla sua fattura grazie al riferimento di pagamento, e le fatture vengono contrassegnate come pagate automaticamente.
Come un pagamento ritrova la sua fattura
Ogni QR-fattura porta un riferimento di 27 cifre. Contiene il numero di cliente della Sua banca, il numero della persona e il numero della fattura, seguiti da una cifra di controllo. Quando il membro paga con il suo e-banking, la banca trasmette questo riferimento: Plugin.ch sa così esattamente quale fattura è pagata, senza inserimento manuale.
Formati accettati: i file XML camt.054 (consigliati) e i vecchi file .v11. Le banche non emettono più file V11 dalla fine del 2021: se ne riceve ancora, chieda alla Sua banca il formato camt.054. Se importa per errore un estratto conto camt.053, Plugin.ch ne estrae i pagamenti con QR-fattura e ignora il resto.
Importi il file
Scarichi il file camt.054 dal Suo e-banking. In Plugin.ch, apra Fatturazione → Gestire le fatture e clicchi su Importa i pagamenti in alto nella pagina (questo pulsante appare solo se il Suo club ha configurato il suo conto QR-fattura). Nel pannello, clicchi su Scegli file, selezioni il file, poi clicchi su Convalidare i pagamenti.
Il pannello «Importa i pagamenti» e la legenda degli stati
Il rapporto d'importazione si apre in una nuova scheda (PDF). Lo conservi con i Suoi documenti contabili.
Legga il rapporto d'importazione
Ogni pagamento del file riceve uno stato, nel rapporto come nella Lista dei pagamenti :
- Pagato: fattura trovata e saldata esattamente.
- Parziale: pagamento inferiore all'importo dovuto; un saldo resta aperto e potrà essere sollecitato.
- Eccedenza: pagamento superiore all'importo dovuto; rimborsi o accrediti l'eccedenza.
- Doppione: pagamento già importato; viene ignorato e nulla viene registrato una seconda volta.
- Non trovato: nessuna fattura corrisponde al riferimento; il pagamento è registrato senza fattura e deve essere attribuito manualmente.
File importato due volte: nessuna preoccupazione, i pagamenti già importati sono riconosciuti come Doppione e non vengono contati due volte. Invece, se un membro ha davvero pagato due volte la stessa fattura, il secondo pagamento compare come Eccedenza: il denaro è stato effettivamente versato sul Suo conto e deve essergli rimborsato o riportato.
Rivedere un file già importato
Nello stesso pannello, l'elenco File già importati permette di riaprire il rapporto di un'importazione precedente con il pulsante Apri.
Controlli e tratti i casi particolari
Dopo l'importazione, apra Fatturazione → Lista dei pagamenti e clicchi sul pulsante Da trattare: raggruppa i pagamenti parziali, in eccedenza e non trovati. Gli importi pagati in eccesso o non attribuiti si trovano anche in Fatturazione → Elenco degli acconti.
Consiglio: importi i file della banca regolarmente (per esempio ogni settimana) e prima di creare solleciti, per non sollecitare un membro che ha già pagato.
Tutorial Plugin.ch — Trattare i pagamenti