Traiter les paiements
Traitement par fichiers bancaires
Importez le fichier des paiements de votre banque pour marquer automatiquement les factures payées
Votre banque met à disposition un fichier des paiements reçus par QR-facture (format XML ISO 20022 camt.054). En l'important dans Plugin.ch, chaque paiement est rattaché à sa facture grâce à la référence de paiement, et les factures sont marquées payées automatiquement.
Comment un paiement retrouve sa facture
Chaque QR-facture porte une référence de 27 chiffres. Elle contient le numéro de client de votre banque, le numéro de la personne et le numéro de la facture, suivis d'un chiffre de contrôle. Quand le membre paie avec son e-banking, la banque transmet cette référence : Plugin.ch sait ainsi exactement quelle facture est payée, sans saisie manuelle.
Formats acceptés : les fichiers XML camt.054 (recommandés) et les anciens fichiers .v11. Les banques n'émettent plus de fichiers V11 depuis fin 2021 : si vous en recevez encore, demandez à votre banque le format camt.054. Si vous importez par erreur un relevé de compte camt.053, Plugin.ch en extrait les paiements par QR-facture et ignore le reste.
Importez le fichier
Téléchargez le fichier camt.054 depuis votre e-banking. Dans Plugin.ch, ouvrez Factures → Gérer les factures et cliquez sur Importer les paiements en haut de la page (ce bouton n'apparaît que si votre club a configuré son compte QR-facture). Dans le panneau, cliquez sur Choisir un fichier, sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Valider les paiements.
Le panneau « Importer les paiements » et la légende des statuts
Le rapport d'import s'ouvre dans un nouvel onglet (PDF). Conservez-le avec vos pièces comptables.
Lisez le rapport d'import
Chaque paiement du fichier reçoit un statut, dans le rapport comme dans la Liste des paiements :
- Payé : facture trouvée et soldée exactement.
- Partiel : paiement inférieur au montant dû ; un solde reste ouvert et pourra être relancé.
- Trop payé : paiement supérieur au montant dû ; remboursez ou créditez l'excédent.
- Doublon : paiement déjà importé ; il est ignoré et rien n'est enregistré une deuxième fois.
- Introuvable : aucune facture ne correspond à la référence ; le paiement est enregistré sans facture et doit être attribué manuellement.
Fichier importé deux fois : pas d'inquiétude, les paiements déjà importés sont reconnus comme Doublon et ne sont pas comptés deux fois. En revanche, si un membre a réellement payé deux fois la même facture, le deuxième paiement apparaît comme Trop payé : l'argent a bien été versé sur votre compte et doit lui être remboursé ou reporté.
Revoir un fichier déjà importé
Dans le même panneau, la liste Fichiers déjà importés permet de rouvrir le rapport d'un import précédent avec le bouton Ouvrir.
Contrôlez et traitez les cas particuliers
Après l'import, ouvrez Factures → Liste des paiements et cliquez sur la puce À traiter : elle regroupe les paiements partiels, trop payés et introuvables. Les montants payés en trop ou non attribués se retrouvent aussi dans Factures → Liste des acomptes.
Conseil : importez les fichiers de la banque régulièrement (par exemple chaque semaine) et avant de créer des rappels, pour ne pas relancer un membre qui a déjà payé.
Tutoriel Plugin.ch — Traiter les paiements