Zahlungen verarbeiten
Verarbeitung über Bankdateien
Importieren Sie die Zahlungsdatei Ihrer Bank, um die bezahlten Rechnungen automatisch zu markieren
Ihre Bank stellt eine Datei der per QR-Rechnung erhaltenen Zahlungen zur Verfügung (Format XML ISO 20022 camt.054). Beim Import in Plugin.ch wird jede Zahlung dank der Zahlungsreferenz ihrer Rechnung zugeordnet, und die Rechnungen werden automatisch als bezahlt markiert.
Wie eine Zahlung ihre Rechnung findet
Jede QR-Rechnung trägt eine 27-stellige Referenz. Sie enthält die Kundennummer Ihrer Bank, die Nummer der Person und die Nummer der Rechnung, gefolgt von einer Prüfziffer. Wenn das Mitglied mit seinem E-Banking bezahlt, übermittelt die Bank diese Referenz: So weiss Plugin.ch genau, welche Rechnung bezahlt ist, ohne manuelle Erfassung.
Akzeptierte Formate: XML-Dateien camt.054 (empfohlen) und die alten .v11-Dateien. Die Banken stellen seit Ende 2021 keine V11-Dateien mehr aus: Falls Sie noch solche erhalten, verlangen Sie bei Ihrer Bank das Format camt.054. Wenn Sie versehentlich einen Kontoauszug camt.053 importieren, entnimmt Plugin.ch daraus die QR-Rechnungszahlungen und ignoriert den Rest.
Importieren Sie die Datei
Laden Sie die Datei camt.054 aus Ihrem E-Banking herunter. Öffnen Sie in Plugin.ch Rechnungen → Rechnungen verwalten und klicken Sie auf Zahlungen importieren oben auf der Seite (diese Schaltfläche erscheint nur, wenn Ihr Club sein QR-Rechnungskonto eingerichtet hat). Klicken Sie im Bereich auf Datei auswählen, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie dann auf Zahlungen bestätigen.
Das Panel «Zahlungen importieren» und die Legende der Status
Der Importbericht öffnet sich in einem neuen Tab (PDF). Bewahren Sie ihn bei Ihren Buchungsbelegen auf.
Lesen Sie den Importbericht
Jede Zahlung der Datei erhält einen Status, im Bericht wie in der Liste der Zahlungen :
- Bezahlt: Rechnung gefunden und genau beglichen.
- Teilweise: Zahlung unter dem geschuldeten Betrag; ein Saldo bleibt offen und kann gemahnt werden.
- Überzahlt: Zahlung über dem geschuldeten Betrag; zahlen Sie den Überschuss zurück oder schreiben Sie ihn gut.
- Doppelt: bereits importierte Zahlung; sie wird ignoriert und nichts wird ein zweites Mal erfasst.
- Nicht zugeordnet: Keine Rechnung passt zur Referenz; die Zahlung wird ohne Rechnung erfasst und muss manuell zugeordnet werden.
Datei zweimal importiert: Keine Sorge, bereits importierte Zahlungen werden erkannt als Doppelt und nicht doppelt gezählt. Hat ein Mitglied dagegen dieselbe Rechnung tatsächlich zweimal bezahlt, erscheint die zweite Zahlung als Überzahlt: Das Geld wurde tatsächlich auf Ihr Konto überwiesen und muss ihm zurückgezahlt oder übertragen werden.
Eine bereits importierte Datei nochmals ansehen
Im selben Panel erlaubt es die Liste Bereits importierte Dateien den Bericht eines früheren Imports erneut zu öffnen, mit der Schaltfläche Öffnen.
Kontrollieren und bearbeiten Sie die Sonderfälle
Öffnen Sie nach dem Import Rechnungen → Liste der Zahlungen und klicken Sie auf den Chip Zu bearbeiten: Er vereint die Teilzahlungen, Überzahlungen und nicht zugeordneten Zahlungen. Die zu viel bezahlten oder nicht zugeordneten Beträge finden sich auch in Rechnungen → Liste der Anzahlungen.
Tipp: Importieren Sie die Dateien der Bank regelmässig (zum Beispiel jede Woche) und vor dem Erstellen von Mahnungen, damit Sie kein Mitglied mahnen, das bereits bezahlt hat.
Plugin.ch-Tutorial — Zahlungen bearbeiten