Rechnungen verwalten
Beitrag oder Artikel fakturieren: Was ist der Unterschied?
Plugin.ch kennt zwei Arten, ein Mitglied zu verrechnen: den Beitrag, der an sein Abonnement gebunden ist, und den Artikel für eine einmalige Leistung. Sie funktionieren ganz unterschiedlich. Die goldene Regel: Der Beitrag ist automatisch und einmalig pro Saison; der Artikel ist manuell und beliebig oft wiederholbar.
Der Beitrag: automatisch, nur einmal pro Saison
Der Beitrag ergibt sich aus dem Abonnementstyp des Mitglieds (Erwachsenes Mitglied, Junior…). Sie ordnen ihn nie von Hand zu: Er wird automatisch erzeugt, wenn Sie die Rechnungsgruppe der Saison erstellen, in Rechnungen → Rechnungen verwalten → Rechnungen erstellen, indem Sie die betroffenen Abonnements ankreuzen unter Beiträge abrechnen.
Die zu verrechnenden Beiträge im Panel «Neue Rechnungsgruppe»
Das Programm stellt sicher, dass ein Mitglied nur einen einzigen Beitrag pro Saison erhält: Das Aktualisieren einer Rechnungsstellung erzeugt nie einen zweiten Beitrag für dieselbe Person und dieselbe Saison. Enthält eine Gruppe diese Beiträge bereits, weist Sie das Panel darauf hin und schlägt vor, diese Gruppe zu aktualisieren.
Der Artikel: manuell, so oft Sie wollen
Der Artikel dient für alles andere: Kurse, Material, Eintrittsgebühr, Ermässigung (negativer Betrag)… Anders als beim Beitrag geschieht nichts automatisch: Sie müssen ihn dem Mitglied selbst zuordnen, unter Rechnungen → Artikel zuordnen.
Die den Mitgliedern zugeordneten Artikel
Ein Artikel kann mehrmals zugeordnet werden, ohne jährliche Begrenzung. Einmal zugeordnet, wird er automatisch in die nächste Rechnung dieses Mitglieds übernommen.
Einen neuen Beitrag erscheinen lassen: «Rechnungen aktualisieren»
Ein neues Mitglied ist nach dem Rechnungslauf dem Club beigetreten? Ein Mitglied hat das Abonnement gewechselt? Sein Beitrag erscheint nicht von selbst: Öffnen Sie Rechnungen → Rechnungen verwalten, wählen Sie die Rechnungsgruppe der Saison und klicken Sie dann auf Gruppe → Rechnungen aktualisieren.
«Rechnungen aktualisieren» im Menü «Gruppe»
Die Aktualisierung erstellt die fehlenden Rechnungen (neue Beiträge, inzwischen zugeordnete Artikel) und führt die bestehenden nach, ohne je bereits verrechnete Beiträge zu duplizieren.
Erstellen Sie dafür keine neue Gruppe: Sie erhielten sonst eine zweite, doppelte Rechnungsgruppe. Um eine bestehende Gruppe zu ergänzen, verwenden Sie immer Rechnungen aktualisieren.
Kurz gesagt
- Beitrag: automatisch, an das Abonnement gebunden, nur einer pro Mitglied und Saison. Erzeugt beim Erstellen der Gruppe, ergänzt durch «Rechnungen aktualisieren».
- Artikel: manuell, zugeordnet unter «Artikel zuordnen», beliebig wiederholbar. Übernommen in die nächste Rechnung des Mitglieds (oder beim Aktualisieren der Gruppe).
Plugin.ch-Tutorial — Rechnungen verwalten