Gérer les factures
Facturer une cotisation ou un article : quelle différence ?
Plugin.ch connaît deux façons de facturer un membre : la cotisation, liée à son abonnement, et l'article, pour une prestation ponctuelle. Elles ne fonctionnent pas du tout pareil. La règle d'or : la cotisation est automatique et unique par saison ; l'article est manuel et répétable autant de fois que nécessaire.
La cotisation : automatique, une seule fois par saison
La cotisation découle du type d'abonnement du membre (Membre adulte, Junior…). Vous ne l'imputez jamais à la main : elle est générée automatiquement quand vous créez le groupe de factures de la saison, dans Factures → Gérer les factures → Créer des factures, en cochant les abonnements concernés sous Facturer les cotisations.
Les cotisations à facturer, dans le panneau « Nouveau groupe de factures »
Le programme veille à ce qu'un membre ne reçoive qu'une seule cotisation par saison : actualiser une facturation ne crée jamais de deuxième cotisation pour la même personne et la même saison. Si un groupe contient déjà ces cotisations, le panneau vous le signale et propose d'actualiser ce groupe.
L'article : manuel, autant de fois que vous voulez
L'article sert à tout le reste : cours, matériel, finance d'entrée, rabais (montant négatif)… Contrairement à la cotisation, rien n'est automatique : vous devez le lier vous-même au membre dans Factures → Lier un article.
Les articles liés aux membres
Un article peut être imputé plusieurs fois, sans limite annuelle. Une fois lié, il est intégré automatiquement dans la prochaine facture qui concernera ce membre.
Faire apparaître une nouvelle cotisation : « Actualiser les factures »
Un nouveau membre a rejoint le club après la facturation ? Un membre a changé d'abonnement ? Sa cotisation n'apparaîtra pas toute seule : ouvrez Factures → Gérer les factures, choisissez le groupe de factures de la saison, puis cliquez sur Groupe → Actualiser les factures.
« Actualiser les factures » dans le menu « Groupe »
L'actualisation crée les factures manquantes (nouvelles cotisations, articles liés entre-temps) et met à jour les existantes, sans jamais dupliquer les cotisations déjà facturées.
Ne créez pas un nouveau groupe pour ça : vous obtiendriez un deuxième groupe de factures en double. Pour compléter un groupe existant, c'est toujours Actualiser les factures.
En résumé
- Cotisation : automatique, liée à l'abonnement, une seule par membre et par saison. Générée à la création du groupe, complétée par « Actualiser les factures ».
- Article : manuel, lié dans « Lier un article », répétable sans limite. Repris dans la prochaine facture du membre (ou lors de l'actualisation du groupe).
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