Vous commencez à tenir la comptabilité dans Plugin.ch et vos comptes des années précédentes sont dans un autre logiciel ou chez votre fiduciaire ? Exportez-les en Excel et importez-les : Plugin.ch reconnaît les comptes et les soldes, crée les comptes qui manquent dans votre plan comptable et écrit les soldes dans le grand livre. Vous pouvez ensuite continuer la comptabilité dans Plugin.ch à partir de l'exercice suivant.

Pour ouvrir l'assistant, cliquez sur Importer une comptabilité :

• dans Factures → Gérer le grand livre, onglet Journal, à droite de la barre de recherche ;
• ou dans Paramètres → Utiliser le grand livre, dans l'en-tête de la page (le bouton apparaît quand le grand livre est activé).

Glissez un ou plusieurs fichiers dans la zone Glissez vos fichiers ici ou cliquez pour les choisir : bilans, comptes de pertes et profits, soldes à nouveau ou simple plan comptable. Un même fichier peut contenir plusieurs feuilles et plusieurs années.

La première étape de l'assistant : déposer les fichiers Excel

Chaque fichier est lu aussitôt : la liste Fichiers lus indique, par feuille, le nombre de comptes trouvés. Les colonnes (numéro de compte, libellé, soldes) et les signes sont reconnus automatiquement, quelle que soit la présentation du fichier. Cliquez sur Continuer.

L'étape Années affiche chaque colonne de soldes trouvée, avec ses totaux (actif, passif, produits, charges et résultat). Pour chacune, choisissez dans Ce que contient la colonne :

• Clôture d'exercice (bilan et résultat) : les soldes à la fin d'un exercice ;
• Solde à nouveau (ouverture) : les soldes reportés au début d'un exercice ;
• Ne pas importer : la colonne est ignorée.

Vérifiez la Date de chaque colonne. Quand le fichier ne la donne pas, elle est déduite du titre ou du nom du fichier (à confirmer), ou vous devez la saisir.

Deux années trouvées dans le même fichier, avec leurs totaux

Plus bas, le bloc Options s'applique à toutes les années :

• Compte de contrepartie (9100 par défaut) : chaque solde est écrit contre ce compte, qui revient à 0 quand bilan et résultat concordent ;
• Compte du résultat de l'exercice (2891 par défaut) : il reçoit le résultat à l'ouverture de l'exercice suivant ;
• Ouvrir l'exercice qui suit la dernière clôture : écrit le bouclement et reporte le bilan au premier jour de l'exercice suivant, pour continuer la comptabilité dans Plugin.ch ;
• Remplacer les libellés des comptes existants : sinon, seuls les comptes absents de votre plan comptable sont ajoutés.

Les options de la reprise

Cliquez sur Vérifier.

L'étape Vérification montre ce qui sera écrit, exercice par exercice : une carte par clôture et par solde à nouveau, avec le numéro de pièce (IMP-…) et les totaux. Cliquez sur Voir les … écritures pour afficher le détail.

Deux clôtures importées et l'ouverture générée de l'exercice suivant

Lisez attentivement les messages en haut de l'étape :

• À corriger avant l'import : par exemple une date manquante ou un compte sans numéro valable (Plugin.ch utilise des numéros de 4 à 6 chiffres). Le bouton Importer refuse tant qu'il reste une erreur ;
• À savoir : des remarques qui n'empêchent pas l'import. Par exemple, si des écritures ou des factures Plugin.ch existent déjà sur la même période, leurs montants s'ajouteront aux soldes importés.

Le tableau Plan comptable liste les comptes lus, avec leur statut : Nouveau, Existant, Libellé différent ou Numéro à donner. Vous pouvez y changer le N° Plugin et le libellé d'un compte avant l'import ; cliquez ensuite à nouveau sur Vérifier.

Le plan comptable lu dans le fichier, comparé à celui du club

Cliquez sur Importer et confirmez. Les comptes et les écritures sont écrits en une seule fois : si une erreur survient, rien n'est modifié. L'écran Import terminé indique le nombre d'écritures et de comptes créés et propose des liens vers le bilan et le compte de pertes et profits de chaque année importée.

Pour consulter le résultat et poursuivre la comptabilité, voir l'article Tenir la comptabilité avec le grand livre.