Gestire le fatture
Gestire i solleciti di pagamento
Segua tutte le fatture aperte, crei i solleciti e li invii, gruppo per gruppo o per tutti i gruppi insieme
I solleciti servono a recuperare le fatture non pagate. Plugin.ch calcola per ogni fattura la sua scadenza reale (fattura, rata o ultimo sollecito) e Le indica il passo successivo. Crea i solleciti, poi li stampa o li invia per e-mail, come le fatture.
Regoli il termine dei solleciti
In Parametri → Gestire la fatturazione, il campo Scadenza dei solleciti (in giorni) fissa il termine di pagamento concesso da ogni sollecito. I testi dei solleciti cartacei ed e-mail si preparano nella stessa pagina. Per le spese di sollecito, aggiunga un articolo «Spese di sollecito» alla fattura interessata (matita, sezione Aggiungere un articolo in fattura).
Apra «Fatture aperte e solleciti»
Nel menu laterale sinistro, apra Fatturazione poi Fatture aperte e solleciti. La pagina riunisce tutte le fatture non pagate, per tutti i gruppi. In alto, le schede Totale aperto, Importo scaduto, Da sollecitare, Pagamenti parziali e Contenzioso riassumono la situazione. Un riquadro rosso segnala anche le persone la cui quota è stata fatturata più volte.
La pagina «Fatture aperte e solleciti»
La barra Anzianità dei ritardi ripartisce l'importo aperto per ritardo (non scaduto, 1–30 g, 31–60 g, 61–90 g, oltre 90 g); clicchi su una fascia per filtrare l'elenco. I pulsanti filtrano per situazione: Tutte aperte, Da sollecitare, Scadute, Solleciti in corso, Contenzioso, Parziali, Da inviare, Sospese… Può anche filtrare per gruppo, per anno, per canale (carta o e-mail) o per data di fattura con Fatturate dal … al.
I filtri e l'elenco delle fatture aperte
Legga lo stato di ogni fattura
La colonna Stato indica la situazione (In arrivo, In scadenza, Scaduta, 1° sollecito in corso, 1° sollecito scaduto, Contenzioso, Solleciti sospesi), il numero di giorni di ritardo e, se necessario, Non ancora inviata o Pagamento parziale. La colonna Prossimo passo dice cosa fare: inviare il documento, creare il sollecito successivo, attendere una data o valutare un'esecuzione. Il pulsante di aiuto accanto a Stato apre la legenda di tutti i badge.
La legenda dei badge di stato
Crei i solleciti
Spunti le fatture da sollecitare (per esempio con il pulsante Da sollecitare poi la casella dell'intestazione), poi clicchi su Creare i solleciti nella barra di selezione. Plugin.ch accetta solo le fatture che si possono davvero sollecitare: le fatture non ancora scadute, sospese o già all'ultimo sollecito vengono scartate, e la finestra di conferma glielo segnala. La avvisa anche se alcune fatture non sono mai state inviate.
Può anche creare i solleciti di un solo gruppo: in Fatturazione → Gestire le fatture, apra il gruppo e clicchi su Creare i solleciti.
Stampi o invii i solleciti
Un sollecito creato è «da stampare» o «da inviare» secondo il tipo della fattura. Nella barra di selezione, Stampa genera il PDF del documento attuale (fattura o sollecito) delle fatture selezionate e Inviare per e-mail invia quelle che partono per e-mail. Da un gruppo, i menu Stampa e Invia propongono anche Stampare i solleciti non stampati e inviare i solleciti via e-mail non inviati.
Tratti una singola fattura
Alla fine di ogni riga, i pulsanti aprono il Dossier o la finestra Modifica fattura, oppure annullano la fattura (Annulla la fattura). Il menu ⋯ raggruppa le altre azioni: Vedere il PDF (o Stampa per una fattura cartacea), Inviare per e-mail, Scheda del debitore, Prorogare la scadenza, Sospendere i solleciti (contestazione, accordo di pagamento…) o Riprendere i solleciti, e Annullare l'ultimo sollecito.
Il menu delle azioni di una fattura aperta
Il Dossier della fattura mostra gli importi, la scadenza da rispettare e la sua origine, la Cronologia (fattura emessa, stampata, inviata, letta, solleciti, pagamenti, proroghe), le Versioni successive della fattura con il loro PDF e le Righe della fattura.
Il dossier di una fattura: scadenza, azioni e cronologia
Prorogare o sospendere: una proroga fissa una nuova scadenza (con un motivo visibile nel dossier); una sospensione blocca i solleciti fino a una data. In entrambi i casi, la fattura non sarà più proposta per il sollecito prima di quella data.
Come viene fissata all'invio la scadenza di una fattura o di un sollecito: veda Come vengono calcolate le date delle fatture.
Debitori a una data ed esportazione
Il pulsante Debitori a una data calcola il saldo di ogni fattura contando solo ciò che era fatturato e pagato alla data scelta (Situazione al), per esempio al 31 dicembre per la chiusura dei conti; l'elenco si esporta in Excel. Esporta (CSV) esporta l'elenco delle fatture aperte visualizzato.
Debitori a una data
Il pulsante delle impostazioni (cursori) definisce il Periodo di tolleranza prima del sollecito (giorni): lascia ai pagamenti in transito il tempo di arrivare prima che una fattura sia proposta per il sollecito.
Solleciti automatici: con l'opzione a pagamento Solleciti automatici, Plugin.ch invia ogni notte i solleciti e-mail al posto Suo. Veda Solleciti automatici delle fatture e-mail.
Tutorial Plugin.ch — Gestire le fatture