Les rappels servent à recouvrer les factures impayées. Plugin.ch calcule pour chaque facture son échéance réelle (facture, tranche ou dernier rappel) et vous indique la prochaine étape. Vous créez les rappels, puis vous les imprimez ou les envoyez par e-mail, comme les factures.

Dans Paramètres → Gérer la facturation, le champ Echéance des rappels (en jours) fixe le délai de paiement accordé par chaque rappel. Les textes des rappels papier et e-mail se préparent sur la même page. Pour les frais de rappel, ajoutez un article « Frais de rappel » à la facture concernée (crayon, section Ajouter un article à la facture).

Dans le menu latéral gauche, ouvrez Factures puis Factures ouvertes & relances. La page réunit toutes les factures non payées, tous groupes confondus. En haut, les cartes Total ouvert, Montant échu, À relancer, Paiements partiels et Contentieux résument la situation. Un encadré rouge signale aussi les personnes dont la cotisation a été facturée plusieurs fois.

La page « Factures ouvertes & relances »

La barre Ancienneté des retards répartit le montant ouvert par retard (pas échu, 1–30 j, 31–60 j, 61–90 j, plus de 90 j) ; cliquez sur une tranche pour filtrer la liste. Les puces filtrent par situation : Toutes ouvertes, À relancer, Échues, Rappels en cours, Contentieux, Partielles, À envoyer, Suspendues… Vous pouvez aussi filtrer par groupe, par année, par canal (papier ou e-mail) ou par date de facture avec Facturées du … au.

Les filtres et la liste des factures ouvertes

La colonne Suivi indique la situation (À venir, Échéance proche, Échue, Rappel 1 en cours, Rappel 1 échu, Contentieux, Relances suspendues), le nombre de jours de retard et, si besoin, Pas encore envoyée ou Paiement partiel. La colonne Prochaine étape dit quoi faire : envoyer le document, créer le rappel suivant, attendre une date ou envisager une mise en poursuite. Le bouton d'aide à côté de Suivi ouvre la légende de tous les badges.

La légende des badges de suivi

Cochez les factures à relancer (par exemple avec la puce À relancer puis la case de l'en-tête), puis cliquez sur Créer les rappels dans la barre de sélection. Plugin.ch n'accepte que les factures réellement relançables : les factures pas encore échues, suspendues ou déjà au dernier rappel sont écartées, et la fenêtre de confirmation vous le signale. Elle vous prévient aussi si certaines factures n'ont jamais été envoyées.

Vous pouvez aussi créer les rappels d'un seul groupe : dans Factures → Gérer les factures, ouvrez le groupe et cliquez sur Créer les rappels.

Un rappel créé est « à imprimer » ou « à envoyer » selon le type de la facture. Dans la barre de sélection, Imprimer génère le PDF du document actuel (facture ou rappel) des factures cochées et Envoyer par e-mail envoie celles qui partent par e-mail. Depuis un groupe, les menus Imprimer et Envoyer proposent aussi Imprimer les rappels non imprimés et Envoyer les rappels par e-mail non envoyés.

Au bout de chaque ligne, les boutons ouvrent le Dossier ou la fenêtre Modifier la facture, ou annulent la facture (Annuler la facture). Le menu ⋯ regroupe les autres actions : Voir le PDF (ou Imprimer pour une facture papier), Envoyer par e-mail, Fiche du débiteur, Prolonger l'échéance, Suspendre les relances (litige, arrangement de paiement…) ou Reprendre les relances, et Annuler le dernier rappel.

Le menu d'actions d'une facture ouverte

Le Dossier de facture affiche les montants, l'échéance à respecter et son origine, la Chronologie (facture établie, imprimée, envoyée, lue, rappels, paiements, prolongations), les Versions successives de la facture avec leur PDF et les Lignes de la facture.

Le dossier d'une facture : échéance, actions et chronologie

Comment l'échéance d'une facture ou d'un rappel est fixée à l'envoi : voir Comment sont calculées les dates des factures.

Le bouton Débiteurs à une date calcule le solde de chaque facture en ne comptant que ce qui était facturé et payé à la date choisie (Situation au), par exemple au 31 décembre pour le bouclement ; la liste s'exporte en Excel. Exporter (CSV) exporte la liste des factures ouvertes affichée.

Débiteurs à une date

Le bouton de réglages (curseurs) définit le Délai de grâce avant relance (jours) : il laisse le temps aux paiements en transit d'arriver avant qu'une facture soit proposée au rappel.