Spesso un club crea le sue fatture, le controlla per una settimana o un mese, poi le invia. Nel frattempo la scadenza prevista può essere già passata. Affinché non debba mai correggere le date a mano, Plugin.ch fissa le date nel momento in cui la fattura parte davvero: alla stampa o all'invio per e-mail.

Una fattura riporta quattro date:

I termini si impostano in Impostazioni → Gestire la fatturazione, per ogni modello di bollettino: Scadenza fattura (in giorni) e Scadenza dei solleciti (in giorni).

Finché una fattura non è stata né stampata né inviata, la sua scadenza è provvisoria. Non è mai considerata in ritardo e non può essere sollecitata, anche se la data inserita è passata: il debitore non ha ancora ricevuto nulla.

In Fatture aperte e solleciti, appare con la dicitura Non ancora inviata, e il passo successivo proposto è inviarla.

Nel momento in cui stampa la fattura o la invia per e-mail:

• la data del documento diventa il giorno della stampa o dell'invio;
• una scadenza ancora futura viene mantenuta così com'è;
• una scadenza già passata viene sostituita dal giorno dell'invio + il termine del campo Scadenza fattura (in giorni).

Esempio con un termine di 30 giorni: una fattura creata il 1° settembre con scadenza il 30 settembre e inviata il 7 ottobre avrà come scadenza il 6 novembre. La stessa fattura inviata il 20 settembre mantiene la scadenza del 30 settembre.

Pagamento in più rate

Con più scadenze, vengono sostituite solo quelle già passate; le successive non cambiano. Il numero di scadenze non cambia, quindi nemmeno l'importo di ogni bollettino. Esempio con un termine di 30 giorni, invio il 7 ottobre:

Una volta partita la fattura, le sue date sono fissate. Se la ristampa o la reinvia più tardi, mantiene la stessa data del documento e le stesse scadenze. Il PDF, l'elenco delle fatture, la pagina Fatture aperte e solleciti e i solleciti automatici utilizzano tutti la stessa scadenza.

• L'importo cambia (quota modificata, familiare aggiunto alla fattura, articolo aggiunto o tolto): la fattura deve essere inviata di nuovo. La sua scadenza torna provvisoria, e la prossima stampa o il prossimo invio fissano una nuova data del documento e nuove scadenze, con la stessa regola del punto 2.
• Cambia Lei stesso la data di scadenza nella finestra Modifica fattura: la data scelta viene mantenuta così com'è. Una nuova data già passata viene rifiutata.
• Concede una proroga: utilizzi Prorogare la scadenza (menu ⋯ della fattura, o barra di selezione). La proroga è annotata nel dossier della fattura con il suo motivo. Per un pagamento in più rate, viene prorogata solo la scadenza in corso.

Se modifica un gruppo di fatture, la sua data di scadenza viene riportata sulle fatture del gruppo solo se l'ha cambiata. Si applica allora solo alle fatture non pagate che non sono in sollecito. Le fatture già in sollecito mantengono la scadenza del loro sollecito.

La scadenza di un sollecito segue la stessa logica: viene fissata alla prima stampa o al primo invio del sollecito, a questa data + il termine del campo Scadenza dei solleciti (in giorni). Questo campo può contenere un termine per livello: «10-5-5» concede 10 giorni al 1° sollecito e 5 giorni ai successivi.

Ristampare il sollecito non ne cambia la scadenza. Per concedere più tempo, utilizzi Prorogare la scadenza. Modificare la data di scadenza nella finestra Modifica fattura non ha effetto su un sollecito in corso: la finestra mostra allora la scadenza del sollecito.

Per la procedura completa, veda l'articolo Gestire i solleciti di pagamento.