Eine Anzahlung ist erhaltenes Geld, das den Zeilen einer Rechnung nicht oder nicht vollständig zugeordnet ist: eine Überzahlung, eine Teilzahlung, eine Zahlung auf eine Rechnung von 0 oder eine nicht verteilte Zahlung. Die Seite Liste der Anzahlungen vereint sie, damit Sie sie einzeln bearbeiten können. Idealerweise ist sie leer.

Öffnen Sie im linken Seitenmenü Rechnungen dann Liste der Anzahlungen. Die vier Karten oben summieren jede Situation; klicken Sie auf eine Karte oder einen Chip, um die Liste zu filtern.

Die Liste der Anzahlungen und ihre vier Situationen

Was bedeutet jede Situation?

• Überzahlung (zurückzuzahlen): Das Mitglied hat mehr als den Rechnungsbetrag bezahlt. Zahlen Sie die Differenz zurück oder übertragen Sie sie auf eine andere Rechnung.
• Teilzahlung (Restbetrag geschuldet): Ein Teil der Rechnung ist bezahlt, der Rest wird noch erwartet. Die Rechnung erscheint auch in Offene Rechnungen & Mahnungen und kann für den Saldo gemahnt werden.
• Zahlung auf 0-Rechnung (erhalten): Auf einer Rechnung mit Betrag 0 ist Geld eingegangen (Vorauszahlung, doppelte Zahlung…). Ordnen Sie es zu oder zahlen Sie es zurück.
• Zahlung zuzuordnen (nicht verteilt): Die Rechnung ist mit dem richtigen Betrag bezahlt, aber die Zahlung ist nicht auf ihre Zeilen verteilt. Nichts zurückzuzahlen: Bereinigen Sie die Verteilung oder legen Sie die Zeile ab.

Die Liste Alle Daten filtert die Anzahlungen nach Alter (über ein Jahr, über zwei Jahre…).

Jede Zeile zeigt Datum, Schuldner, Rechnung und deren Gruppe, verrechneten Betrag, bezahlten Betrag und Situation. Am Ende der Zeile:

• Die Dossier-Schaltfläche öffnet das Rechnungsdossier (Verlauf der Zahlungen und Versionen);
• der Stift öffnet die Rechnung zur Korrektur. Im Abschnitt Zahlung, verwenden Sie Zahlung zurückerstatten zum Erfassen einer Rückzahlung (Datum, Betrag und Art: Überweisung, bar, Karte…), Zahlung übertragen zum Übertragen des Betrags auf eine andere offene Rechnung der Familie, oder Rechnungen zusammenführen ;
• die rote Schaltfläche Als Verlust ablegen entfernt die Zeile aus der Liste.

Die zurückzuzahlenden oder zu übertragenden Überzahlungen

Häufige Beispiele

• Doppelte Zahlung: Ein Mitglied hat dieselbe Rechnung zweimal mit seinem E-Banking bezahlt. Die zweite Zahlung erscheint als Überzahlung: Zahlen Sie sie zurück mit Zahlung zurückerstatten.
• Falsche Rechnung: Ein Mitglied hat die QR-Rechnung seiner Lizenz verwendet, um seinen Beitrag zu bezahlen. Die Überzahlung auf der Lizenz wird auf den Beitrag übertragen mit Zahlung übertragen.
• Unvollständige Zahlung: 399.00 bezahlt auf eine Rechnung von 417.00. Die Rechnung bleibt für 18.00 offen: Senden Sie sie erneut oder erstellen Sie eine Mahnung für den Saldo.

Für einen kleinen Betrag, der nie eingefordert oder zurückgezahlt wird (zum Beispiel einige Rappen oder eine alte, verjährte Überzahlung), kreuzen Sie die Zeile(n) an und klicken Sie auf Als Verlust ablegen. Geben Sie einen Grund an: Er wird im Dossier jeder Rechnung vermerkt. Rechnung und Buchhaltung werden nicht geändert; die Zeile verschwindet nur aus der Liste.

Abgelegte Zeilen bleiben einsehbar unter dem Chip Abgelegt, von wo aus Sie sie zurückholen können mit Wieder in die Liste. Eine abgelegte Zeile kehrt auch von selbst zurück, wenn sich ihre Rechnung ändert.