Un acompte est de l'argent reçu qui n'est pas, ou pas entièrement, attribué aux lignes d'une facture : un paiement en trop, un paiement partiel, un paiement sur une facture à 0 ou un paiement qui n'a pas été réparti. La page Liste des acomptes les réunit pour que vous puissiez les traiter un par un. Idéalement, elle est vide.

Dans le menu latéral gauche, ouvrez Factures puis Liste des acomptes. Les quatre cartes du haut totalisent chaque situation ; cliquez sur une carte ou sur une puce pour filtrer la liste.

La liste des acomptes et ses quatre situations

Que signifie chaque situation ?

• Trop-perçu (à rembourser) : le membre a payé plus que le montant de la facture. Remboursez la différence ou reportez-la sur une autre facture.
• Paiement partiel (reste dû) : une partie de la facture est payée, le reste est encore attendu. La facture figure aussi dans Factures ouvertes & relances et pourra être relancée pour le solde.
• Payé sur facture à 0 (reçu) : de l'argent est arrivé sur une facture dont le montant est 0 (avance, paiement en double…). Attribuez-le ou remboursez-le.
• Paiement à ventiler (non réparti) : la facture est payée pour le bon montant, mais le paiement n'est pas réparti sur ses lignes. Rien à rembourser : régularisez la répartition ou classez la ligne.

La liste Toutes les dates filtre les acomptes par ancienneté (plus d'un an, plus de deux ans…).

Chaque ligne indique la date, le débiteur, la facture et son groupe, le montant facturé, le montant payé et la situation. Au bout de la ligne :

• le bouton dossier ouvre le Dossier de la facture (chronologie des paiements et des versions) ;
• le crayon ouvre la facture pour la corriger. Dans la section Paiement, utilisez Retourner le paiement pour enregistrer un remboursement (date, montant et mode : virement, espèces, carte…), Transférer le paiement pour reporter le montant sur une autre facture ouverte de la famille, ou Fusionner les factures ;
• le bouton rouge Classer en perte retire la ligne de la liste.

Les trop-perçus à rembourser ou à reporter

Exemples fréquents

• Paiement en double : un membre a payé deux fois la même facture avec son e-banking. Le deuxième paiement apparaît en Trop-perçu : remboursez-le avec Retourner le paiement.
• Mauvaise facture : un membre a utilisé la QR-facture de sa licence pour payer sa cotisation. Le trop-perçu sur la licence se transfère vers la cotisation avec Transférer le paiement.
• Paiement incomplet : 399.00 payés sur une facture de 417.00. La facture reste ouverte pour 18.00 : renvoyez-la ou créez un rappel pour le solde.

Pour un petit montant qui ne sera jamais réclamé ni remboursé (par exemple quelques centimes, ou un ancien trop-perçu prescrit), cochez la ou les lignes et cliquez sur Classer en perte. Indiquez un motif : il est noté dans le dossier de chaque facture. La facture et la comptabilité ne sont pas modifiées ; la ligne sort seulement de la liste.

Les lignes classées restent consultables sous la puce Classées, d'où vous pouvez les Remettre dans la liste. Une ligne classée revient aussi d'elle-même si sa facture change.