Gestire le fatture
Inviare le fatture via email
Invii le fatture e i solleciti per e-mail e verifichi che siano stati letti
L'invio per e-mail riguarda le fatture il cui tipo è «e-mail»: è il caso dei membri che hanno scelto di ricevere le loro fatture per e-mail nel loro profilo. Ogni e-mail contiene la fattura in PDF con la QR-fattura.
Verifichi le impostazioni d'invio
Le e-mail partono dal server d'invio configurato in Parametri → Gestire l'invio delle e-mail. L'oggetto e il testo delle e-mail di fattura e di sollecito si preparano in Parametri → Gestire la fatturazione. L'indirizzo di risposta è quello del gruppo di fatture (Indirizzo e-mail di risposta).
Invii un intero gruppo
In Fatturazione → Gestire le fatture, scelga il gruppo, poi apra il menu Invia :
- Inviare le fatture via e-mail non spedite: invia tutte le fatture e-mail che non sono ancora state inviate. È la scelta abituale dopo la creazione delle fatture.
- Inviare le fatture non pagate per e-mail: invia di nuovo tutte le fatture e-mail ancora aperte.
- inviare i solleciti via e-mail non inviati e Inviare i solleciti non pagati per e-mail: le stesse scelte per i solleciti.
Il menu «Invia» di un gruppo di fatture
Confermi l'invio. L'invio di un grande gruppo può richiedere uno o due minuti; la pagina si ricarica poi. Se l'invio non riesce, un messaggio indica gli indirizzi in errore.
Invii una sola fattura
Nella colonna Documento, clicchi sulla pastiglia Da inviare (o Inviata per inviare di nuovo la fattura), poi confermi. Può anche spuntare più fatture e cliccare su Inviare per e-mail nella barra di selezione. In Fatture aperte e solleciti, il menu ⋯ di una riga propone Inviare per e-mail.
Verifichi l'invio e la lettura
Dopo l'invio, la pastiglia mostra Inviata. Mostra Letta non appena il destinatario ha aperto l'e-mail. Passi con il mouse sulla pastiglia per vedere la data dell'ultimo invio e la data di lettura. Il dossier della fattura (pulsante dossier alla fine della riga) ripercorre tutta la cronologia: fattura emessa, inviata, aperta dal destinatario, solleciti, pagamenti.
La cronologia di una fattura nel suo dossier
Un membro non ha ricevuto la sua fattura?
- Verifichi il suo indirizzo e-mail nella sua scheda: un errore di battitura è la causa più frequente.
- Se necessario, corregga l'indirizzo direttamente sulla fattura (matita, sezione Invio e solleciti), salvi con Modificare la fattura, poi la invii di nuovo con la pastiglia Documento.
- Gli chieda di guardare nella posta indesiderata (spam).
- Se non parte nessuna e-mail, verifichi le impostazioni in Parametri → Gestire l'invio delle e-mail (server, porta, nome utente e password) o contatti il supporto Plugin.ch.
Copia della fattura nell'area membri: oltre al PDF allegato all'e-mail, il membro ritrova le sue fatture nella pagina Le mie fatture del suo spazio. Per motivi di sicurezza, la copia si apre solo se è connesso, e il suo link è valido solo 10 minuti. Se un membro Le inoltra un link di fattura scaduto, vede il messaggio «Lien expiré ou invalide»: gli basta riaprire la fattura da Le mie fatture. Lei non deve impostare nulla.
Buone pratiche: invii prima una fattura a sé stesso per controllare l'oggetto e il testo, poi avvii l'invio del gruppo. Per i solleciti, veda Gestire i solleciti di pagamento.
Tutorial Plugin.ch — Gestire le fatture