Rechnungen verwalten
Rechnungen per E-Mail versenden
Versenden Sie die Rechnungen und Mahnungen per E-Mail und prüfen Sie, ob sie gelesen wurden
Der E-Mail-Versand betrifft die Rechnungen vom Typ «E-Mail»: Das ist bei Mitgliedern der Fall, die in ihrem Profil gewählt haben, ihre Rechnungen per E-Mail zu erhalten. Jede E-Mail enthält die Rechnung als PDF mit der QR-Rechnung.
Prüfen Sie die Versandeinstellungen
Die E-Mails werden über den Versandserver verschickt, der konfiguriert ist in Einstellungen → E-Mail-Versand-Einstellungen verwalten. Betreff und Text der Rechnungs- und Mahnungs-E-Mails werden vorbereitet in Einstellungen → Rechnungserstellung verwalten. Die Antwortadresse ist diejenige der Rechnungsgruppe (Antwort-E-Mail-Adresse).
Versenden Sie eine ganze Gruppe
In Rechnungen → Rechnungen verwalten, wählen Sie die Gruppe und öffnen Sie dann das Menü Senden :
- Nicht per E-Mail versendete Rechnungen versenden: versendet alle E-Mail-Rechnungen, die noch nicht versandt wurden. Das ist die übliche Wahl nach dem Erstellen der Rechnungen.
- Ungedeckte Rechnungen per E-Mail versenden: versendet alle noch offenen E-Mail-Rechnungen erneut.
- Nicht per E-Mail versendete Mahnungen versenden und Ungedeckte Mahnungen per E-Mail versenden: dieselben Möglichkeiten für die Mahnungen.
Das Menü «Senden» einer Rechnungsgruppe
Bestätigen Sie den Versand. Der Versand einer grossen Gruppe kann ein bis zwei Minuten dauern; die Seite wird danach neu geladen. Schlägt der Versand fehl, zeigt eine Meldung die fehlerhaften Adressen an.
Versenden Sie eine einzelne Rechnung
In der Spalte Dokument, klicken Sie auf das Badge Zu versenden (oder Gesendet zum erneuten Senden der Rechnung) und bestätigen Sie dann. Sie können auch mehrere Rechnungen ankreuzen und in der Auswahlleiste auf Per E-Mail senden klicken. In Offene Rechnungen & Mahnungen, bietet das Menü ⋯ einer Zeile die Option Per E-Mail senden.
Prüfen Sie Versand und Lesebestätigung
Nach dem Versand zeigt das Badge den Status Gesendet. Es zeigt Gelesen an, sobald der Empfänger die E-Mail geöffnet hat. Fahren Sie mit der Maus über das Badge, um das Datum des letzten Versands und das Lesedatum zu sehen. Das Dossier der Rechnung (Dossier-Schaltfläche am Ende der Zeile) zeichnet den ganzen Verlauf nach: Rechnung erstellt, versandt, vom Empfänger geöffnet, Mahnungen, Zahlungen.
Der Verlauf einer Rechnung in ihrem Dossier
Ein Mitglied hat seine Rechnung nicht erhalten?
- Prüfen Sie seine E-Mail-Adresse im Profil: Ein Tippfehler ist die häufigste Ursache.
- Korrigieren Sie bei Bedarf die Adresse direkt auf der Rechnung (Stift, Abschnitt Versand und Mahnungen), speichern Sie mit Die Rechnung ändern, und senden Sie sie dann erneut über das Badge Dokument.
- Bitten Sie das Mitglied, in seinem Spam-Ordner nachzusehen.
- Wenn keine E-Mail verschickt wird, prüfen Sie die Einstellungen in Einstellungen → E-Mail-Versand-Einstellungen verwalten (Server, Port, Benutzername und Passwort) oder kontaktieren Sie den Plugin.ch-Support.
Kopie der Rechnung im Mitgliederbereich: Zusätzlich zum PDF im Anhang der E-Mail findet das Mitglied seine Rechnungen auf der Seite Meine Rechnungen seines Bereichs. Aus Sicherheitsgründen öffnet sich die Kopie nur, wenn es angemeldet ist, und ihr Link ist nur 10 Minuten gültig. Leitet Ihnen ein Mitglied einen abgelaufenen Rechnungslink weiter, sieht es die Meldung «Lien expiré ou invalide»: Es genügt, die Rechnung erneut über Meine Rechnungen zu öffnen. Sie müssen auf Ihrer Seite nichts einstellen.
Bewährte Praxis: Senden Sie zuerst eine Rechnung an sich selbst, um Betreff und Text zu kontrollieren, und starten Sie dann den Versand der Gruppe. Zu den Mahnungen siehe Zahlungsmahnungen verwalten.
Plugin.ch-Tutorial — Rechnungen verwalten